Entscheidungsprotokoll: was hineingehört

Ein Entscheidungsprotokoll ist die vollständige Aufzeichnung jeder Zuordnung, die ein KI-Agent vornimmt: was eingegangen ist, was der Agent entschieden hat, wie sicher er war, worauf die Entscheidung beruhte und ob ein Mensch eingegriffen hat. Es ist der Nachweis des Betreibers. Fragt die Verwaltungsspitze, die Prüfung oder ein Bürger, warum ein Dokument dorthin ging, wo es ging, antwortet ein Eintrag, und die Antwort hängt nicht vom Gedächtnis einer Person ab.

Die neun Felder jedes Eintrags

Feld	Was es festhält	Wer es braucht
Fallkennung	Ein stabiles Kennzeichen für Dokument oder Nachricht, verknüpft mit dem Datensatz im Zielsystem	Alle; so wird aus einer Frage ein Nachschlagen
Zeitstempel	Wann das Dokument einging und wann entschieden wurde	Prüfung; Fristfragen
Eingangsreferenz	Wo das Original liegt und sein Hashwert, damit der Eingang unverändert gezeigt werden kann	Prüfung; Streitfälle
Erwogene Klassen	Die Klassen, die der Agent erwogen hat, jede mit ihrer Konfidenz	Der Fachbereich, für Korrekturen
Entscheidung	Die gewählte Klasse oder die Übergabe an einen Menschen	Alle
Konfidenz und Schwelle	Die Sicherheit der Entscheidung und die an diesem Tag geltende Schwelle	Betreiber; Prüfung
Grundlage	Die Regel, das Beispiel oder das Merkmal, worauf die Entscheidung beruhte, in Worten des Fachbereichs	Verwaltungsspitze; Prüfung
Menschlicher Eingriff	Wer überstimmt, korrigiert oder entschieden hat, wann und mit welcher Begründung	Prüfung; der Fachbereich
Folgeaktion	Der im Zielsystem angelegte Vorgang und sein Kennzeichen	Der Fachbereich; Abgleich

Ohne Grundlage ist es ein Protokoll der Ergebnisse, nicht der Entscheidungen

Die meisten Systeme halten fest, was geschehen ist. Wenige halten fest, warum. Der Unterschied zählt an dem Tag, an dem jemand fragt. „Zugeordnet an Bauaufsicht, Konfidenz 0,91“ beantwortet nichts. „Zugeordnet an Bauaufsicht, weil das Schreiben ein Aktenzeichen aus dem Bauregister nennt und den Beispielen für Genehmigungskorrespondenz entspricht; Konfidenz 0,91 bei einer Schwelle von 0,80“ kann eine Person prüfen, die den Agenten nie gesehen hat. Das Feld Grundlage wird in den Worten des Fachbereichs geschrieben, nicht in denen des Modells.

Das Protokoll macht die Grenze sichtbar

Der Agent klassifiziert, liest Metadaten aus, leitet in das bestehende Zielsystem weiter und legt eine Aufgabe an; er bucht nie, genehmigt nie, bezahlt nie, löscht nie und löst keine Fristen aus. Das Protokoll zeigt, dass diese Grenze eingehalten wird, Fall für Fall. Die Folgeaktion jedes Eintrags ist eine angelegte Aufgabe, nie eine Buchung. Fragt die Prüfung, ob der Agent eine Rechnung hätte bezahlen können, ist die Antwort keine Richtlinie, sondern zehntausend Einträge, in denen er es nicht tat.

Wer das Protokoll liest

1. Der Betreiber, täglich: Konfidenzverteilung und Übergabequote, um Abweichungen zu erkennen, bevor der Fachbereich sie bemerkt.
2. Der Fachbereich, wöchentlich: übergebene Fälle und Korrekturen, um zu sehen, wo der eigene Prozess Ränder hat, die der Agent nicht lernen kann.
3. Die Verwaltungsspitze oder Geschäftsführung, monatlich: Trefferquote gegen das vereinbarte Ziel, bearbeitete Fälle, gesparte Zeit, in der schriftlichen Auswertung.
4. Die Prüfung, auf Anfrage: der vollständige Eintrag zu jedem Fall und der Eingriffspfad, als Nachweis.

Aufbewahrung, Zugriff und EU

Das Protokoll wird so lange aufbewahrt, wie die Organisation es für die zugrunde liegenden Akten vorsieht, am selben Ort wie die Dokumente. Der Zugriff folgt den Rollen der Organisation: Der Fachbereich sieht seinen Vorgang, die Prüfung, was die Prüfung umfasst, niemand mehr als seine Rolle. Betrieb vollständig innerhalb der EU, verantwortet aus Düsseldorf. DSGVO-konforme Verarbeitung mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Vollständiges Entscheidungsprotokoll als Nachweis für Prüfungen nach der KI-Verordnung. Ein definierter, dokumentierter menschlicher Eingriffspfad, jederzeit auslösbar.

Häufige Fragen

Ist ein Entscheidungsprotokoll dasselbe wie ein Audit-Trail?

Ein Audit-Trail hält fest, dass etwas geschehen ist und wer es getan hat. Ein Entscheidungsprotokoll hält fest, warum: mit erwogenen Klassen, Konfidenz, Schwelle und Grundlage in Worten des Fachbereichs. Jedes Entscheidungsprotokoll ist ein Audit-Trail; die meisten Audit-Trails sind kein Entscheidungsprotokoll, weil sie beim Ergebnis aufhören.

Enthält das Protokoll das Dokument selbst?

Es enthält einen Verweis auf den Speicherort des Originals und einen Hashwert, der belegt, dass der Eingang unverändert ist. Das Dokument bleibt im System der Organisation. Das Protokoll erzeugt also keine zweite Kopie personenbezogener Daten, was den Auftragsverarbeitungsvertrag einfach hält.

Was geschieht mit dem Protokoll, wenn der Betrieb endet?

Es wird in lesbarem Format zusammen mit dem Übergabedokument übergeben, und die Organisation bewahrt es für ihre eigene Frist auf. Das Protokoll ist der Nachweis der Organisation über ihre eigenen Entscheidungen; es wird nie zurückgehalten.

Wie wird das Protokoll im Pilotbetrieb genutzt?

Vom ersten Tag an. Die Abnahme in Woche drei ist eine Prüfung von Protokolleinträgen gegen das Urteil des Fachbereichs; so wird die Trefferquote gemessen. Die Wochen vier bis sieben nutzen dieselben Einträge, um die Konfidenzschwelle einzustellen und die Klassen zu korrigieren; die schriftliche Auswertung am Ende entsteht daraus.

Der nächste Schritt

Kann heute niemand in Ihrer Organisation sagen, warum ein Dokument dort abgelegt wurde, wo es liegt, liefert ein Pilotbetrieb diese Antwort ab Woche drei: ein Vorgang, Festpreis vor dem Start, sieben Wochen, vier davon produktiver Betrieb auf echten Dokumenten, jede Entscheidung protokolliert. Erstgespräch anfragen. Die Übergaberegel, die das Protokoll festhält, erklärt Konfidenzschwelle und menschlicher Eingriffspfad.